Lập kế hoạch là một trong những kỹ năng cần thiết trong công việc lẫn cuộc sống nếu bạn muốn xử lý công việc một cách hiệu quả, có hệ thống, tăng tính chủ động, sự kiểm soát cũng như dễ dàng đối phó nếu phải đương đầu với các rủi ro. Lập kế hoạch không chỉ tốt cho cá nhân bạn mà đặc biệt hữu ích trong môi trường cần có sự phối hợp của nhiều cá nhân và đội nhóm khác.
Có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch như S.M.A.R.T, PDCA… Tuy nhiên, hôm nay TV TPI sẽ chia sẻ và hướng dẫn bạn cách để lên kế hoạch theo một phương pháp hoàn toàn mới – 5W3H2C một cách chi tiết và dễ hiểu nhất. Mời bạn khám phá xem phương pháp này có gì thú vị và khác biệt so với các phương pháp khác nhé.
5W3H2C bao gồm 5W (What – Why – Who – When – Where); 3H (How – How long – How much); 2C (Check – Control).
Phương pháp này được thực hiện bằng cách trả lời các câu hỏi tương ứng như sau:
– What: Xác định cụ thể công việc bạn cần/sắp làm là gì?
– Why: Tại sao bạn phải làm việc này mà không phải việc khác hoặc xác định mục đích tại sao bạn muốn/phải làm việc này. Nếu câu trả lời ở phần này của bạn càng cụ thể thì các câu trả lời cho câu hỏi “How” sẽ càng đơn giản.
– Who, When, Where: Xác định những tiêu chí về đối tượng nhắm đến của kế hoạch bao gồm ai làm/làm với ai, làm khi nào và làm ở đâu.
– How: Làm thế nào để thực hiện được công việc đã nêu? Ở đây bạn cần liệt kê chi tiết các hạng mục cần thực hiện, thậm chí mô tả các công việc cần thực hiện càng rõ ràng càng tốt hoặc/và đưa ra các công cụ, tài liệu, máy móc thiết bị hỗ trợ thực hiện công việc. Lưu ý chỗ nào bạn càng “lơ là cảnh giác” hoặc xem nhẹ hay chỉ làm sơ sài thì khi triển khai sẽ thường phát sinh lỗi ở phần đó. Ngoài ra, cách làm/triển khai cần gắn liền với mục đích và công việc đã đề ra, đừng lạc đề nhé.
– How long, How much: Kế hoạch/các hạng mục, công việc được nêu trong kế hoạch sẽ diễn ra trong bao lâu và dự trù chi phí cho kế hoạch/hạng mục, công việc đó là bao nhiêu?
– Check, Control: Ai thực hiện kiểm tra, và kiểm tra các chi tiết liên quan đến hạng mục/công việc đã nêu có đạt hay không (như đúng thời gian đề ra, đúng theo mô tả công việc hay không). Ai chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ kế hoạch từ đầu đến cuối và đảm bảo khi vòng công việc lặp lại thì quá trình trên vẫn được thực hiện tốt/đúng? Ngoài ra, việc kiểm soát cần phải gắn liền với đo lường. Để việc kiểm soát và đo lường được thực hiện hiệu quả, bạn cần đề cập đến một số yếu tố sau:
- Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
- Những thông số nào phản ánh được cho câu hỏi liệu hoạt động/cách làm/triển khai công việc này có đang hiệu quả hay không?
- Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?
Sau khi kiểm tra và kiểm soát thì phát hiện ra lỗi gì, từ đó đưa ra phương án giải quyết, cập nhật và cải tiến nhằm hoàn thiện hơn. Sau đây là một ví dụ công việc được áp dụng phương pháp 5W3H2C:
5W3H2C là phương pháp đang được áp dụng vào công việc hằng ngày cũng như văn hóa của TV TPI để tăng hiệu suất làm việc và là một trong những thước đo tiêu chuẩn đánh giá năng lực của nhân viên một cách thực tế và hiệu quả. Việc áp dụng 5W3H2C vào công việc hàng ngày được dựa trên giá trị cốt lõi thứ 2 về lập kế hoạch (planning), giúp mỗi cá nhân làm chủ thời gian của chính mình vì thời gian là một loại tài sản vô giá và giúp tạo nên sự tôn trọng đối với đồng nghiệp/cấp trên/ đối tác nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện, từ đó đưa công ty ngày càng thăng tiến và chuyên nghiệp hơn.
You must be logged in to post a comment.